“ Ça y est, nous avons enfin l’accord de notre Direction pour lancer notre nouveau projet SI.

Plus de temps à perdre, nous devons démarrer tout de suite. Nous appelons notre intégrateur pressenti et nous organisons vite des ateliers selon sa démarche. Il y en a moult, nous n’avons pas de temps à perdre pour tenir nos engagements.

Au bout de quelques jours ou semaines, nous lançons les premières actions de paramétrage. Bon, nous avons eu des soucis de disponibilité de l’environnement de développement mais ça s’est réglé. Le paramétrage débute même si nous n’avons pas validé nos options.

Et puis le temps passe, des nouveaux ateliers sont nécessaires, ce qui devait être livré est décalé mais c’est la vie du projet : adaptons-nous ! Nous incorporons de nouveaux prestataires pour nous aider à rattraper le temps perdu, surtout que nos ressources expert métier ne sont pas disponibles.

Après plusieurs mois, nous avons notre première livraison globale (MVP en mode AGILE), la recette va débuter avec l’ensemble de nos systèmes mais nous n’avons pas préparé de scénarii. Ce n’est pas grave, il faut avancer. Nous positionnons plein de consultants sur le sujet et ça va dépoter. Les premiers retours de tests ne sont pas bons, ça ne correspond pas à nos attentes. L’intégrateur nous dit que c’est ce que nous avons demandé. Des discussions longues débutent pour vérifier chaque point : est-ce une évolution ou une anomalie ?

Ah oui, il y a aussi des problèmes d’interfaces et de sécurité qui surviennent. Pff, ces gens de la technique ne pouvaient pas se manifester plus tôt ?

Voici qu’arrive à grand pas la mise en production. Nous devons vite faire en urgence un plan de bascule. Espérons que les données se chargent comme il faut. Nous avons déjà beaucoup de retards.

Nous avons enfin démarré (avec beaucoup de retards et un gros dépassement de budget). Ça grince un peu des dents côté utilisateurs. Nous les avons pourtant formés… ☹  “

Ces quelques lignes vous parlent ? Pourtant il est possible de travailler avec davantage de sérénité en vous appuyant sur un PMO. Ce dernier va vous apporter :

Ne confondez pas vitesse et précipitation. Avez-vous formalisé votre organisation projet (rôle et gouvernance de projet adaptée) ? Avant de démarrer les ateliers, avez-vous bien réfléchi à leur contenu ? Celui-ci correspond-il à votre besoin ? Avez-vous suffisamment cadré votre projet en amont ? Vous êtes-vous posés les questions sur les sujets clés : mobilisation des experts métier, reprise de données (besoin de simulation ?), recette (quel environnement ? avec quelles données (manuel, automatique) ? par qui ?), interfaces, formation et surtout accompagnement au changement.

Avoir un planning d’ensemble dès le départ va vous permettre de mieux anticiper les actions et de mieux planifier vos ressources. Finies les phases de recette ou de bascule sans préparation préalable et l’empilement de ressources non optimisées (ce n’est pas avec neuf femmes que vous aurez un enfant en un mois). De plus, dans un projet, il n’y a pas de travail en silo, il est donc primordial de s’assurer des bonnes interdépendances entre toutes les activités.

Si vous travaillez en mode AGILE, Agilité ne rime pas avec désorganisation. Cela nécessite de la rigueur dans la tenue du backlog et dans la prise en compte des contraintes de planification des fonctionnalités (user story) attendues. Soyez vigilants à ce que l’AGILE ne soit pas un prétexte pour cacher des retards. Comme en cycle en V, de la rigueur est impérative pour contrôler l’avancement et pour respecter vos engagements.

Un bon PMO dans votre dispositif projet vous apporte cette méthode, cette rigueur et cette anticipation qui vous aideront dans la réussite de votre projet.