Si vous travaillez au sein d’une équipe projet ou avec des intervenants appartenant à la Direction des Systèmes d’Information, ce terme vous dit probablement quelque chose et fait partie de votre quotidien.

Bien que le PMO puisse être acteur de votre quotidien, êtes-vous certain de bien connaître son rôle ?

La plupart des personnes pensent à tort à un rôle de « petite main » prenant en charge des tâches administratives pour soulager un Chef de Projets et les Team Members.

Contrairement à ce que l’on pense, le PMO a un rôle essentiel dans l’efficacité d’une organisation (projet ou autre), au travers des activités de son périmètre d’intervention.

Mais avant de vous expliquer plus précisément le rôle et les missions du PMO, il est important d’expliquer ce que signifie cette notion. PMO est la contraction de « Project Management Office » qui peut être traduit par le « Bureau de gestion de projets ».

Ses principales missions portent sur deux axes majeurs :

a. En intervenant au sein d’une Direction pour l’accompagner dans la définition de ses objectifs et dans la déclinaison de ceux-ci sous forme de projets,

b. En assistant également cette Direction dans le suivi du portefeuille de ses projets: collecter puis consolider les différents avancements et réaliser le bon niveau de reporting associé ;

c. En apportant son Assistance dans le suivi du budget et dans l’affectation des ressources en fonction des besoins et priorité des projets en cours.

d. En définissant avec la Direction, les méthodes et les outils à mettre en place pour maitriser les projets dans l’ensemble de l’entreprise.

a. En accompagnant, dans un premier temps, la Direction de projet à structurer et à définir les référentiels projets (Structuration / Organisation / Instances de pilotage / Planning directeur / Planning détaillé / etc.) permettant de fixer les règles du jeu, de clarifier le périmètre du projet et le « qui fait quoi pour quand ».

b. En intervenant, dans un second temps, auprès de la Direction de projet pour l’assister pour le pilotage du projet à l’aide de méthodes, outils et reportings adaptés. Le Savoir Être du PMO est également une qualité indispensable, tel que l’aisance relationnelle, l’esprit de synthèse, la rigueur et la ténacité.

c. En apportant également son soutien, au quotidien, dans le pilotage et dans la coordination des activités des différents acteurs par son rôle de « tour de contrôle ». Le PMO identifie au plus tôt les dérives au travers de son suivi du planning afin d’identifier les actions à mener dans le but de réduire leurs impacts. Il « bat la cadence » du projet en fixant le rythme, en fluidifiant les échanges et en coordonnant les divers intervenants autour d’un même objectif.

Vous l’aurez compris, un PMO, sans se substituer au chef de projet, a un vrai rôle de chef d’orchestre, il est donc là pour accompagner les entreprises durant toutes les étapes de leurs projets afin que ceux-ci se réalisent dans les meilleures conditions et respectent leurs engagements en termes de délais.

Malheureusement le PMO est souvent associé à une ressource supplémentaire induisant un coût au sein d’une organisation. Mais un PMO devrait plutôt être associé à la bonne réussite et l’accomplissement de projets complexes. Il permet de tenir les objectifs délais définis et d’éviter au maximum des dérives planning importantes engendrant de ce fait un coût budgétaire supplémentaire.

Il est plus que préférable d’accepter le coût d’une ressource supplémentaire ayant comme unique but de vous faire respecter vos objectifs plutôt que de subir des coûts supplémentaires en lien avec le retard de vos projets dû à un mauvais cadrage ou une mauvaise coordination des intervenants.

Avec la neutralité qui le caractérise et en s’appuyant uniquement sur les faits, le PMO est impartial et au service de votre projet.

Il constitue un investissement pour limiter les risques de dérives des projets et pour accroître la culture projet au sein des organisations.