AMO : missions d'Assistance à Maîtrise d'Ouvrage

IM Projet intervient en assistance à la maîtrise d’ouvrage dès le lancement du projet pour :

• La définition des besoins en ressources (charge/ compétence), réalisation des fiches de poste, pré-sélection des prestataires,
• Le recrutement de l’équipe ATMO/MOE : cahier des charges, pré-entretiens, choix final avec le Chef de Projet,
• L’organisation entre les responsables métier AMO et MOE : organigramme des responsabilités,
• La définition de l’organisation des réunions (comités de pilotage, réunions projets, techniques,…),
• La définition des circuits de gestion de l’information : création de documents types, organisation de l’information,
• La structuration et la construction du budget,
• L’élaboration du planning général du projet en fonction des objectifs fixés.

Concernant le management de l’équipe projet, IM Projet intervient sur :

• La répartition des tâches à effectuer,
• La coordination des travaux de l’équipe.

IM Projet est le référent de tous les spécialistes de l’AMO pour toutes les questions et décisions impactant le planning. Dans ce cadre, IM Projet réalise le reporting auprès du chef de projet des informations communiquées par les spécialistes travaux.

Lors de cette phase cruciale en début de projet, les missions d’IM Projet sont multiples :

• Mise au point du programme avec les utilisateurs,
• Planification et pilotage des études de conception,
• Organisation des réunions d’études avec la maîtrise d’œuvre,
• Vérification de la conformité des documents de la Maîtrise d’œuvre vis à vis du programme du Maître d’Ouvrage,
• Organisation et participation aux réunions AMO/MOE de mise au point des études de conception,
• Organisation et participation aux réunions AMO/MOE d’alignement études – programme (pièces à pièces, …),
• Elaboration du planning général projet à joindre aux consultations,
• Organisation des réunions de préparation des Dossiers de Consultation des Entreprises,
• Analyse des offres des entreprises (coûts / délais),
• Organisation et participation aux réunions d’alignement des offres.

Pendant la phase Réalisation les 3 grands axes d’intervention des ingénieurs IM Projet sont :

• Assistance à la préparation des travaux : il s’assure de la mise au point par MOE, CSPS, et Entreprises des installations de chantier des plannings d’EXE et des procédures.
• Assistance pour les travaux : IM Projet représente la MOA lors de réunions d’études et de chantier, identifie les actions à mener, les décisions à prendre et les dérives potentielles, les reporte auprès du chef de projet. Nos ingénieurs participent à l’analyse des décisions et à la communication de celles-ci aux entreprises.
• Assistance à la gestion contractuelle :
  • conformité de la réalisation au regard du marché,
  • analyse coûts-délais des modifications
  • reporting et prises de décisions en concertation avec le MOA.

La fin des travaux ne marque pas la fin de la mission d’IM Projet qui apporte encore une réelle valeur ajoutée en phase réception / essais, livraison des ouvrages. Lors de cette phase, IM Projet supervise :

• La mise à disposition des locaux aux utilisateurs et le transfert,
• La mise en place du dispositif de suivi des OPR et réceptions (DOE, DUIO, …),
• Le reporting de suivi de levée des réserves,
• La gestion des réclamations.

En ce qui concerne le suivi financier, IM Projet, en tant qu’AMO, assiste la maîtrise d’ouvrage pour :

• L’établissement de tableaux de suivi financier des marchés de travaux et de prestations et le Coût Final du Projet,
• La définition des montants prévisionnels d’engagements,
• L’établissement des échéanciers de facturation,
• La validation des situations de travaux et demandes d’acomptes,
• La gestion des modifications : FTM, devis, analyse des incidences coûts / délais, le suivi des OS,
• La vérification des Décomptes Généraux Définitifs.

La communication est un axe essentiel pour le bon déroulement d’un projet. La valeur ajoutée d’I.M. projet dans une mission d’AMO se reconnait également dans l’élaboration de documents de reporting présentés lors des Comités de Direction et autres instances décisionnelles et de consultation ou diffusés au équipes projet.