La gestion de Projet Transfert d'activités
Quel que soit le domaine d’activité (industriel – tertiaire – hospitalier – culturel – pénitentiaire…), la phase de transfert et mise en service constitue un moment particulièrement délicat dans la vie d’un projet, avant le passage en mode exploitation.
Les enjeux
La phase de transfert et mise en service met en jeu, outre des composantes techniques, des facteurs humains et sociaux souvent sensibles.
“Anticiper pour optimiser les délais”
Généralement concentrée dans un délai restreint, elle nécessite une préparation sans faille afin de maîtriser son déroulement et limiter au maximum les aléas. Cette préparation doit non seulement porter sur le transfert et la mise en service proprement dits, mais également sur l’organisation et le fonctionnement en mode exploitation.
L’expérience, la rigueur, la compétence, l’ouverture d’esprit et la disponibilité des ingénieurs IM Projet sont un gage de maîtrise de cette phase.
On peut distinguer 3 thèmes majeurs à piloter:
- La préparation du transfert et les éventuels travaux (ou installations d’équipements) anticipés,
- Le transfert et mise en service proprement dits,
- La mise au point du fonctionnement en mode exploitation.
Une préparation méthodique : la clé de la réussite du transfert et mise en service
La période de préparation est primordiale et nécessite :
- L’identification :
- des contraintes techniques du site d’arrivée et des adaptations nécessaires,
- des contraintes logistiques (site départ – trajet – arrivée), que ce soit pour les personnes ou pour les matériels,
- des travaux et équipements à engager en anticipation,
- des contraintes de ressources humaines et matérielles,
- des actions de sûreté et de sécurité,
- des actions connexes (communication interne et externe, recrutement, formation, maintenance, démarches administratives,…).
- La définition de la stratégie de transfert:
- Dans quel ordre,
- A quel rythme,
- Avec quels moyens,
- phases de décélération et de remontée d’activité,
- solutions de back-up.
- La consultation et sélection des prestataires,
- L’adaptation ou la création de toutes les procédures et règles en mode exploitation,
- L’ordonnancement et le pilotage exhaustif de toutes les actions qui en découlent pour être en ordre de marche le jour J.
Le transfert et mise en service: un temps fort à maîtriser
Le bon déroulement des transferts et mises en service dépend, évidemment de la qualité de la préparation, mais également:
- de l’implication de tous les acteurs,
- de leur connaissance exacte de leur rôle et de leurs tâches,
- de l’efficacité du système de pilotage,
- de la réactivité en cas de problème.
Il est par conséquent impératif de mettre en place une organisation spécifique de type « war room » qui permet, en temps réel, de connaître l’état d’avancement et d’ajuster, en fonction, le programme du lendemain.
Le passage en mode exploitation : accompagner le changement
Intégrer de nouveaux locaux implique souvent des modifications d’organisation et parfois même de matériel. C’est pourquoi il est essentiel de prévoir dans ces missions de transfert et mise en service l’organisation de formations pour:
- accompagner le personnels dans la prise en main de leur outil de travail,
- aider le personnel dans la conduite du changement notamment lorsqu’il y a fusion de plusieurs services et redéfinition de modes de fonctionnement.
Se donner les moyens pour accompagner le personnel dans cette étape clé c’est favoriser l’appropriation du nouvel environnement de travail et donc la réussite du transfert.
La valeur ajoutée d’IM Projet sur les projets de transfert et mise en service
Depuis une quinzaine d’années, IM Projet accompagne les équipes projets,
- Direction
- Chefs de Projets
- Responsables des Services Techniques
- Responsable des Services Supports
- Equipes de conduite d’opération
- Prestataires externes
Les missions d’I.M. Projet
- Organiser / Planifier
- Mise à disposition pour les aménagements,
- Etudes, achats, livraison et installation des équipements et matériels,
- Organisation des flux en phase transitoire et en phase exploitation,
- Organisation des démarches administratives et réglementaires,
- Transferts d’activités : phase amont, jour J, phase aval.
- Piloter / Coordonner / Maîtriser le projet
- Organisation et co-animation des réunions : groupes de travail, réunions par services, Comités de Pilotage, Comités de Direction,…,
- Reporting (rapport d’avancement, tableaux de bord,synthèse),
- Aide à la prise de décision,
- Identification des écarts / mise en place d’actions correctives
- Bilan de fin d’affaire / Retour d’expérience
- Audit d’état général d’avancement du projet
Transferts hospitaliers, des retours d'expériences au service du projet
“Le retour d’expérience sur le projet HFME de Lyon nous a permis de valider le bien‐fondé d’un accompagnement méthodologique à la mise en service d’un bâtiment avec le concours d’un prestataire tel qu’IM projet. en effet, nous avons attribué la réussite du projet dans les délais, à la rigueur dans la démarche, l’excellent contact avec les ingénieurs et la qualité globale de la prestation. Ce constat nous a tout naturellement conduits à recommander cet appui dans le cadre d’autres projets de l’institution tels que le Pavillon Médical et le Pavillon Hématologie du Groupe Hospitalier Lyon Sud qui en ont bénéficié avec une très grande satisfaction.“
Jean‐José Joséphine ‐ Ingénieur organisation et Méthode ‐ Hospices Civils de Lyon
