Le Groupe Eiffage a décidé de lancer un programme d’évolution de son Système d’Information de Paie et de Gestion Administrative (GA) : HR Evolution.

Ce programme prévoit la mise en œuvre de deux solutions permettant de répondre à ses ambitions :

• solution de Paie – GAP – GT : GXP Link d’ADP,
• solution de Core HR : Workday.

Ce programme vise à :

• sécuriser la Paie du Groupe,
• améliorer la fiabilité des données,
• bénéficier d’un référentiel RH unique Groupe,
• offrir aux collaborateurs et managers un service de qualité et une nouvelle expérience utilisateur,
• gérer de manière complète le cycle de vie du collaborateur,
• supprimer les saisies manuelles,
• répondre aux ambitions internationales du Groupe.

L’objectif est d’atteindre ces résultats pour fin 2018, soit 2 ans après le choix des solutions.

IM Projet a intégré dans son approche les méthodes de mise en oeuvre propres à chaque éditeur en respectant 3 étapes :

• analyse organisationnelle : phase visant à cadrer les objectifs, à structurer le projet et à définir l’organisation adéquate,
• mise en place des référentiels : construction du référentiel délai (planning directeur),
• Pilotage : contrôle de l’avancement, remontée d’alerte, coordination,… afin de garantir le respect des objectifs,

Les étapes 1) et 2) sont réalisées en impliquant les intervenants clés du projet : MOA – métier – MOE – Intégrateurs. Cette méthode collaborative a deux objectifs :

• Créer une dynamique de groupe : l’implication de toutes les parties facilite l’appropriation des règles à suivre pour atteindre l’objectif,
• Obtenir des référentiels réalistes : qui mieux que les principaux réalisateurs peuvent s’engager sur les dates et la méthode à suivre pour atteindre l’objectif ?

Ces premières étapes se déroulent sur le 1^er ou les 2 premiers mois selon la complexité et le niveau de maturité du projet.

Ces deux étapes ont également permis de bien intégrer les actions de la maîtrise d’ouvrage Eiffage (collecte de référentiels, mise à niveau des données, préparation recette,…) dans le programme afin d’être au rendez-vous souhaité par les intégrateurs.

Ce type de programme dans un Groupe aux multiples entités et dans un délai volontariste est source de complexité.

IM Projet,par la structuration des différents chantiers (découpage en éléments concrets) permet de rendre le projet plus simple et manageable.

En multipliant les échanges avec les intervenants concernés et en formalisant de manière claire les restitutions de réunions, IM Projet :

• dépassionne les débats,
• rend concret le travail à réaliser,
• met en place une dynamique de pilotage.

Les travaux réalisés sur le chantier “interfaces et reprise de données” en est un bel exemple :

• deux intégrateurs,
• des MOE multiples selon les systèmes,
• des MOA multiples selon les systèmes, …

Sanofi a lancé un vaste projet d’homogénéisation de ses systèmes d’information avec le déploiement d’un core model sur une quarantaine de sites dans le monde.

Ce core model, basé sur SAP, est appelé ATHENA. Il comporte aussi des outils spécialisés :

• LUNA pour le contrôle qualité,
• SANETIQ pour la gestion des étiquettes,
• IDEA pour la gestion de l’impression des dossiers de lot.

Maisons-Alfort est un site industriel situé en milieu urbain, d’environ 700 personnes. Le principal produit fabriqué est le LOVENOX.

Le projet de Maisons-Alfort est dénommé OPTIMA, OPerating Tools Integration in Maisons-Alfort.

Le Go Live du projet OPTIMA a eu lieu le 05/01/2016, comme prévu dans les objectifs initiaux (délai de déploiement de 10 mois).

Le Groupe SANOFI possède des méthodes de management de projets développés en interne. Tout en intégrant ces méthodologies, IM Projet a respecté son approche en 3 étapes :

1. analyse organisationnelle : phase visant à structurer le projet et à définir l’organisation adéquate
2. mise en place des référentiels : construction du référentiel délai (planning directeur) et d’une évaluation du plan de charge – ressources
3. Pilotage : contrôle de l’avancement délai et physique, remontée d’alerte, coordination des acteurs ,… afin de garantir le respect des objectifs.

Les étapes 1) et 2) sont réalisées en impliquant les intervenants clés du projet : MOA – métiers – MOE – Intégrateur. Cette implication a deux objectifs :

1. Créer une dynamique de groupe ; l’implication de toutes les parties facilite l’appropriation des règles à suivre pour atteindre l’objectif,
2. Obtenir des référentiels réalistes ; qui mieux que les principaux réalisateurs peut s’engager sur les dates et les méthodes à suivre pour atteindre l’objectif ?

Ces premières étapes se déroulent sur les 2 premiers mois du projet.

Ce type de projets implique de nombreux intervenants. La mise en place d’un plateau projet facilite les échanges et maximise la réussite du projet.

Afin d’améliorer la coordination et la dynamique de groupe, un système de management visuel est mis en place. L’objectif est de favoriser une nouvelle fois l’appropriation des objectifs à atteindre par chacun de manière ludique et interactive.

Couplé à des réunions de type « scrum meeting », ce système de pilotage permet de gagner du temps dans l’identification des points durs, leurs résolutions et l’anticipation des risques.

Sur ces projets de déploiement, SANOFI travaille avec un intégrateur. Les attentes de ces différentes parties (intégrateur – MOE – MOA –Métiers) ne sont pas toujours alignées.

Par notre positionnement externe et notre culture de l’objectif, nous permettons de dépassionner les débats en factualisant les sujets et en apportant une dynamique positive de mise en place de plans d’actions. Le passé ne peut pas être refait mais nous pouvons influer sur le futur.

Sur les projets d’ERP, comme d’autres projets SI, les équipes sont souvent concentrées sur les actions de développement informatique.

IM Projet a apporté sur ce projet une mise sous contrôle des chantiers à dominante métiers, par la réalisation de planning détaillé et un dispositif de suivi rapproché :

• Conception :
  • pilotage de la validation des dossiers de conception fournis par l’intégrateur.
• Formation :
  • prise en compte des exigences métiers dans la construction du planning de formation des utilisateurs.
  • pilotage de la préparation logistique : salle, support papier, informatique,…
  • pilotage des formations : contrôle des formés, retour post formation, reprogrammation de sessions pour les non présents,.. Livraison d’indicateurs hebdomadaire (KPI) à la direction du projet
• Recette ou UAT (User Acceptance Test) :
  • construction et pilotage du planning de préparation de recette
  • construction et pilotage du planning de recette.

La mise sous contrôle de l’actualisation des procédures de travail est restée sous pilotage interne du client.

L’intégrateur était en charge de la réalisation du plan de bascule.

Après analyse de ce plan, IM Projet a constaté que les actions métier à réaliser n’étaient pas intégrées. SANOFI a donc demandé à IM Projet de consolider un plan de bascule exhaustif.

Un plan de bascule exhaustif est primordial à la réussite d’un démarrage. Ce type de planning à l’heure et nécessitant la coordination de multiples intervenants différents nécessite une forte expertise et rigueur dans sa construction et son suivi. IM Projet, par son expertise et son expérience, est un acteur incontournable de ce type d’opérations.