Cadrer un projet est une étape clé incontournable pour mener à bien un projet dans des conditions optimales.
A titre d’information, la dernière étude réalisée par le Project Management Institute auprès de plus de 1000 professionnels de la gestion de projets fait ressortir qu’en moyenne 36% des projets n’atteignent pas leurs objectifs métiers initiaux. Même pour les entreprises s’évaluant comme à un niveau élevé de maturité projet (20% des organisations projets sondées), plus de 30% des projets ne respectent pas les délais et les budgets prévus.
Pour comprendre l’importance de la phase de cadrage et son impact sur le taux de réussite d’un projet, nous vous proposons de revenir à la définition même de PROJET.
L’Association Française de Normalisation (AFNOR) définit un projet comme « un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques » (AFNOR X50-115).
A l’international, l’Organisation internationale de normalisation (ISO) en donne une définition très similaire, en y apportant quelques compléments : « Un projet est un processus unique, qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques telles que des contraintes de délais, de coûts et de ressources. » (ISO 10006)
« Un projet est un processus unique » et mérite de prendre le temps de la structuration
Un projet n’est donc pas un processus répétitif… il est – par définition – « UNIQUE » !
Cela signifie plus concrètement que vous pouvez disposer des meilleurs experts métiers ou avoir vécu de multiples projets « similaires », un projet aura toujours un contexte, des enjeux, et des acteurs spécifiques.
Disposer d’expertises fortes et/ou d’expériences similaires donnera un avantage non négligeable, mais ne pourra garantir à coup sûr la réussite d’un projet. Tout comme un voyage, il s’agira de bien préparer son projet, et de définir avec méthode l’objectif et les moyens / ressources pour y parvenir : c’est la vocation de la phase de cadrage d’un projet.
Ainsi, même si l’expérience acquise nous éclaire sur les éventuels « raccourcis » possibles, ces derniers doivent être envisagés avec lucidité et rigueur afin de ne pas confondre vitesse et précipitation.
« Un objectif conforme à des exigences spécifiques (délais, coûts, qualité) » qu’il est impératif de préciser et partager
Un projet répond à un besoin qui constitue sa raison d’être, sa finalité.
La phase de cadrage constitue l’étape qui fixe le cap en précisant, en particuliers, la genèse et la finalité du projet. Pour cela, elle répond notamment aux questions « pourquoi ? » et « pour…quoi » ?
La finalité se décline alors en objectifs de délais (jalons), de coûts (budgets, ressources), et de qualité (périmètre, performances, fonctionnalités).
Cette finalité et ces objectifs sont d’autant plus importants qu’ils devront être rappelés régulièrement pour :
- Partager un périmètre clair pour tous,
- Garantir une réponse adaptée au(x) besoin(s),
- Contrôler l’avancement du projet,
- Maintenir une bonne dynamique des équipes.
Un objectif à décliner en « ensemble d'activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin »
Une fois les objectifs clarifiés et partagés, il est nécessaire de préparer le chemin, jalonner sa feuille de route, en précisant les étapes, les tâches et les ressources nécessaires à l’atteinte des objectifs.
Pour lister l’ensemble des activités à mener, la méthode collaborative permet d’initier un véritable partenariat entre les équipes, dans un objectif constant de relations constructives et transparentes entre chacun des acteurs. Au-delà du simple recueil des tâches, ce qui importe lors de cette étape est de :
- clarifier et comprendre les rôles et responsabilités de chaque acteur,
- partager les prérequis et contraintes de chacun pour vérifier que l’articulation des tâches est réaliste dans les conditions imposées au projet, c’est-à-dire limité dans le temps et/ou avec des ressources limitées.
Rien ne sert de courir, il faut prendre le temps de cadrer son projet
Souvent sous-estimée ou volontairement accélérée, la phase de cadrage d’un projet constitue pourtant une étape fondamentale, et mérite qu’on s’y attarde, car elle a la vertu de construire les fondations du pilotage du projet :
- Elle décline la raison d’être du projet en objectifs clairs et partagés (délais, coûts, qualité)
- Elle fixe et partage les règles du jeu du projet : Quel périmètre ? Qui fait quoi ? Quelle gouvernance / instances de pilotage et décisions ? Quelles modalités d’échanges, de suivi, et de pilotage ?
- Elle instaure, avant même d’engager le pilotage du projet, une collaboration entre les acteurs
Ainsi, il ne faut pas craindre de « perdre » du temps lors de la phase de cadrage, puisqu’elle constitue un des premiers leviers permettant de garantir l’efficacité collective pendant toute la durée du projet.
La plupart des projets disposent aujourd’hui d’un PMO (Project Management Officer) pour la mise en place des méthodes et outils de management de projet, et l’assistance au pilotage en phase de réalisation.
Faire appel à un PMO est aussi essentiel pour réussir la phase de cadrage et mettre le projet sur de bons rails dès son lancement.
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Donc, pour être parfait, il faut avoir changé souvent.”